Changement de nom et de mention de sexe à l’UdeS

Transitionner en tant qu’étudiant.e à l’Université de Sherbrooke n’est pas toujours une partie de plaisir, mais le GATUS travaille d’arrache-pied afin d’améliorer les mesures offertes, surtout concernant le changement de prénom dans le système informatique avant l’obtention d’un changement légal.

système informatique

Le bureau de la registraire doit s’assurer que c’est le nom légal qui apparaît sur les documents officiels tels que les diplômes, les relevés d’impôt et les relevés de note. Or, il est impossible actuellement d’indiquer dans le système informatique un nom différent pour les documents officiels et pour les documents non officiels (listes de classe, courriel, etc.). Puisqu’aucune modification au système informatique de l’Université présentement utilisé n’est envisageable, on nous oblige à attendre l’implantation du nouveau système informatique, dont l’arrivée se fait attendre depuis des années, avant qu’il soit possible de changer de nom à l’Université sans changement de nom légal.

Listes de classe

Il est recommandé de communiquer avec votre faculté afin de voir vos options concernant votre prénom sur les listes de classe. Malheureusement, dans la plupart des cas, ces listes sont reliées directement au système informatique et il est donc impossible d’utiliser un nom autre que le prénom légal. Par contre, il peut y avoir des possibilités d’accommodement, que ce soit en modifiant manuellement les listes ou en chargeant lu secrétaire de faculté d’avertir vos professeurs du changement de nom.

carte étudiante

Il est désormais possible d’obtenir une carte étudiante à votre prénom usuel, et au besoin une nouvelle photo, en contactant par téléphone ou par courriel Lise Grenier, la directrice des services à la vie étudiante. Heureusement, aucun élément sur la carte étudiante n’affiche la mention de sexe.

bOTTIN

Tant que les changements légaux n’entrent pas en vigueur, il n’est pas possible de changer son prénom dans le bottin de l’Université de Sherbrooke. Par contre, les étudiant.e.s peuvent se retirer du bottin en accédant à la section Renseignements personnels et abonnements de Mon Dossier.

Il est également possible de retirer la mention Mme ou M. qui se situe devant son nom, ou bien de la changer pour celle qui convient le mieux. Encore une fois, c’est Lise Grenier qu’il faut contacter pour obtenir ce changement.

Relevé de note

Deux différents relevés de note sont émis par l’Université: le relevé de note officiel émis par le bureau de la registraire et le relevé de note transmis aux possibles employeurs par le Services des stages et placements.

Le relevé de note officiel émis par le bureau de la registraire ne contient pas de mention de sexe, mais le code permanent, qui est genré par un +50 au mois de naissance pour les personnes ayant la mention de sexe F, y est inscrit. Puisque ce code permanent relève du ministère, et que le relevé de note est officiel, il donc impossible de changer sa mention de sexe ou son prénom à ce relevé tant que les changements légaux ne sont pas faits.

Le relevé de note du Services des stages et placements contient une mention de sexe. Nous travaillons à rendre possible le changement de cette mention pour les personnes qui le désirent.

Courriel

Il est possible d’obtenir une adresse courriel permettant de vous joindre avec un prénom différent que votre prénom légal. Pour ce faire, il faut contacter le STI. L’adresse courriel de la forme matricule@USherbrooke.ca ou CIP@USherbrooke.ca peut également être utilisée pour vous rejoindre.

Malheureusement, pour l’instant, il n’est pas possible de faire apparaître un autre nom que votre nom légal ou une autre adresse que votre adresse complète (comprenant nom et prénom légal) dans la boîte de réception des personnes à qui vous envoyez des courriels.

Une fois les changements légaux effectués

Une fois que vous avez votre certificat de changement de nom ou de mention de sexe, il faut les emporter, ainsi que leurs photocopies lisibles, au bureau de la registraire, afin que celui-ci communique avec le Ministère de l’éducation pour faire changement votre nom et votre code permanent.

Si le bureau de la registraire vous demande d’autres pièces d’identité que vous ne détenez pas encore (par exemple votre nouvelle carte d’assurance maladie, qui peut prendre plus d’un mois avant de vous être envoyée) ou que les délais sont déraisonnables, nous vous invitons à communiquer avec nous afin que nous  puissions vous aider à faire valoir vos droits.